[Hệ thống khai báo hải quan bị lỗi vào thời điểm nộp báo cáo quyết toán, doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị xử phạt]

Nếu hệ thống khai báo hải quan bị lỗi vào thời điểm nộp báo cáo quyết toán, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt:

1. Kiểm tra lại hệ thống và lỗi cụ thể

• Xác nhận lỗi thuộc về hệ thống hải quan (VNACCS/VCIS hoặc e-Customs) hay do nội bộ doanh nghiệp.
• Kiểm tra thông báo lỗi từ hệ thống và thử lại sau một thời gian ngắn.
• Nếu có thể, thử nộp báo cáo từ một máy tính hoặc mạng internet khác để loại trừ lỗi nội bộ.

2. Liên hệ với cơ quan hải quan

• Gọi điện hoặc gửi email đến Chi cục Hải quan quản lý để thông báo về lỗi gặp phải.
• Ghi lại bằng chứng (ảnh chụp màn hình lỗi, email phản hồi từ hải quan…) để chứng minh rằng doanh nghiệp đã cố gắng nộp đúng hạn nhưng gặp sự cố kỹ thuật.

3. Sử dụng phương án thay thế tạm thời

• Nếu lỗi hệ thống kéo dài, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo quyết toán bằng văn bản giấy trực tiếp tại Chi cục Hải quan và xin xác nhận đã nộp đúng hạn.
• Một số Chi cục Hải quan có thể chấp nhận doanh nghiệp gửi báo cáo qua email tạm thời, sau đó nộp lại trên hệ thống khi hoạt động bình thường.

4. Theo dõi thông báo chính thức từ Tổng cục Hải quan

• Nếu lỗi hệ thống do phía hải quan, Tổng cục Hải quan có thể ban hành thông báo gia hạn hoặc hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý.
• Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi website Tổng cục Hải quan Việt Nam hoặc hệ thống khai báo để cập nhật tình hình.

5. Lưu lại toàn bộ chứng từ và bằng chứng về sự cố

• Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ các tài liệu chứng minh rằng mình đã cố gắng nộp báo cáo đúng hạn, bao gồm:
  • Ảnh chụp lỗi hệ thống
  • Email trao đổi với hải quan
  • Giấy xác nhận nộp báo cáo (nếu nộp bằng giấy tạm thời)

6. Nộp báo cáo ngay khi hệ thống hoạt động trở lại

• Sau khi hệ thống được khắc phục, doanh nghiệp cần ngay lập tức nộp báo cáo quyết toán trực tuyến.
• Nếu đã nộp bản giấy, cần liên hệ lại với hải quan để xác nhận việc hoàn tất trên hệ thống điện tử.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu lỗi hệ thống hải quan được xác nhận chính thức, doanh nghiệp sẽ không bị phạt chậm nộp.
• Nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp (như quên nộp, lỗi mạng nội bộ…), doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
• Hoàn thiện báo cáo quyết toán hải quan sớm để đảm bảo nộp báo cáo đúng thời hạn theo quy định