05 Lỗi khi Báo cáo quyết toán doanh nghiệp Thương mại cần biết

Khi kiểm tra báo cáo quyết toán doanh nghiệp thương mai, cơ quan kiểm tra thuế thường đi sâu vào 5 vấn đề chính là Hàng tồn kho, Doanh thu, Chi phí tiền lương, Tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn mua vào và xuất ra, Tình hình kê khai và nộp thuế.

Từ 5 đầu mục chính này, nếu đi sâu vào chi tiết, các doanh nghiệp thương mại thường gặp rất nhiều vấn đề khó giải quyết. Nếu phát hiện kịp thời thì có thể điều chỉnh nhưng để tồn tại lâu dài thì rất dễ bị phạt khi quyết toán doanh nghiệp.

Vấn đề về hàng tồn kho

Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chiếm chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản và các doanh nghiệp thường mắc các lỗi điển hình như:

Tồn kho thực tế chênh lệnh nhiều so với sổ sách

+ Do bán hàng không xuất hóa đơn. Việc bán hàng không xuất hóa đơn dẫn đến tồn thực tế ít hơn nhiều so với sổ sách.
+ Do mua hàng vào không có hóa đơn nhưng lại xuất hóa đơn đầu ra.

Âm kho thời điểm

Nguyên nhân do việc hạch toán của kế toán không đúng theo thực tế hàng nhập xuất trong kho dẫn đến khi bán khách cần hóa đơn là xuất làm âm kho thời điểm hoặc do các yếu tố khách quan khác.

Lỗi kế toán

Kế toán hay gặp các lỗi trong việc tính giá xuất kho, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng mua bị thiếu sót dẫn đến giá trị hàng xuất sai lệch.

Doanh thu

Trong báo cáo quyết toán doanh nghiệp, các vấn đề thường gặp liên quan đến doanh thu như giá bán thấp hơn giá vốn, xuất hàng mẫu nhưng không thu tiền, hủy hàng cận date sai quy định, hóa đơn không ghi rõ tên hàng hóa.

Giá bán thấp hơn giá vốn (Giá nhập hàng): Theo quy định tại Điều 25 thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy đinh về việc ấn định thuế có ghi rõ: Trường hợp người nộp thuế hạch toán giá trị hàng hóa mua vào, bán ra không theo giá thực tế thanh toán phù hợp với thị trường sẽ bị ấn định thuế. Doanh nghiệp chỉ được chấp nhận các trường hợp bán thanh lý hàng cận date, hàng lỗi và số lượng nhỏ chứng minh được giá hợp lý với thị trường. Đối với trường hợp hàng tồn kho nhiều năm thì cần tính toán trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

– Xuất hàng mẫu không thu tiền (không đăng ký với sở công thương, theo nghị đinh 81/2018/NĐ_CP thì các doanh nghiệp khi chạy chương trình khuyến mại không thu tiền dưới 100 triệu thì không phải đăng ký nữa, vì vậy trước thời điểm nghị định 81/2018/NĐ-CN thì các CTKM vẫn phải đăng ký và thông báo).

– Hủy hàng cận date: Cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ cho việc hủy hàng cận date, chứng minh được nguồn nhập, thời điểm nhập lô hàng cận date (có thể tự hủy hàng hoặc thuê bên có chức năng hủy hàng để tiêu hủy).

– Hóa đơn không ghi rõ tên hàng hóa chỉ ghi chung chung 1 mã hàng nhưng xuất ra rất nhiều mã và giá khác nhau.

Thuế GTGT đầu vào và đầu ra

Thuế GTGT đầu vào và đầu ra được xem là một trong những tác nhân ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động báo cáo quyết toán doanh nghiệp thương mại.

Thuế GTGT đầu vào

– Mắc lỗi ở các trường hợp khách hàng thanh toán trước nhưng trong hợp đồng không ghi rõ là đặt cọc hay không ghi rõ thời điểm giao nhận hàng hóa dẫn đên cơ quan kiểm tra nghi ngờ xuất hóa đơn sai thời điểm.
– Xuất bán cho khách hàng những hàng hóa chưa đủ điều kiện bán như hàng mới phân luồng chưa hoàn thành thủ tục thông quan.
– Xuất hóa đơn đầu ra sản phẩm có thông số sai lệch với hàng hóa nhập khẩu.
– Xuất bán hàng hóa là hàng phi mậu dịch.
– Nếu dùng hóa đơn giấy thì để cách hóa đơn dẫn đến xuất hóa đơn ngày không liên tục với số thứ tự hóa đơn, giá trị liên 2 không khớp với liên 1 và liên 3.
– Xuất bán hàng với nhiều mức giá khác nhau, và chênh lệch quá nhiều do khách hàng gửi giá (Lưu ý đối với những mặt hàng có quy định về giá bán thì phải dựa trên giá quy định để xuất bán).

Thuế GTGT Đầu vào

– Hóa đơn: Không đầy đủ chứng từ biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
– Hóa đơn trên 20 triệu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
– Tại thời điểm thanh kiểm tra chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn trên 20tr, quá thời hạn thanh toán trong hợp đồng không có biên bản gia hạn thanh toán.
– Chi phí về TSCĐ, CCDC không hợp lý với hoạt động kinh doanh của công ty.
– Các chi phí về tiếp khách không hợp lý
– Các hóa đơn chứng từ về vận chuyển hàng không có hợp đồng, bảng kê từng chuyến vận chuyển, xác nhận từng chuyến vận chuyển.
– Các chứng từ chi phí khác gặp phải hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn.
– Mất hóa đơn đỏ gốc của chi phí, mất các chứng từ…

Chi phí tiền lương – Thuế thu nhập cá nhân

Đối với doanh nghiệp thương mại có hệ thống phân phối lớn, lượng nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển thị trường lớn thì chi phí lương cũng là một chi phí chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Các lỗi doanh nghiệp thường gặp liên quan đến chi phí tiền lương như:
– Chi phí lương kê khai trong báo cáo tài chính không khớp với trong quyết toán thuế TNCN
– Không đủ hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảng lương và thanh toán lương
– Số lượng nhân sự và chi phí lương kê khai bảo hiểm và thuế chênh lệch lớn nếu kiểm tra liên ngành mà doanh nghiệp không có những giải trình hợp lý sẽ bị truy thu bảo hiểm rất nhiều.
– Các chi phí thưởng, và chế độ khác của NLĐ như tiền ăn, tiền sinh nhật, tiền ma chay, hiếu hỷ, tiền thưởng không có trong quy chế lương, hoặc trong HĐLĐ.
– Công ty báo lỗ nhưng lại chi thưởng tết lớn thì chi phí thưởng này dễ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
– Khoản chi phí về đồng phục, đồ bảo hộ mà không có biên bản cấp phát, không có ký nhận đầy đủ
– Các khoản mua bánh trung thu, mua giỏ quà tết tặng nhân viên mà không xuất hóa đơn đầu ra.
– Lưu ý khi lên quyết toán thuế TNCN phải có đủ toàn bộ mã số thuế của NLĐ và người phụ thuộc.
Hồ sơ đối với thuế TNCN:
– Hợp đồng lao động
– Bảng lương – bảng chấm công có ký tá đầy đủ
– Hồ sơ của nguời lao động : CMND , sổ hộ khẩu ( nếu có ), Sổ bhxh ( nếu đã đóng ) , sơ yếu lý lịch , bằng cấp ..
– Hồ sơ về người phụ thuộc, các ủy quyền quyết toán, các cam kết thu nhập.
– Quyết toán thuế TNCN các năm

Tờ khai thuế và nộp thuế

Các lỗi về thuế thường gặp trong các doanh nghiệp thương mại như:
– Nộp chậm tờ khai
– Nộp sai tờ khai
– Nộp chậm tiền thuế.
Để đảm bảo doanh nghiệp không phải chịu các khoản phạt thuế như tiền phạt nộp chậm tờ khai, tiền chậm nộp thuế kế toán phải luôn cập nhật lịch nộp các tờ khai mà doanh nghiệp mình phải thực hiện định kỳ tháng, quý, năm như: Tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN tạm tính, tờ khai thuế TNDN tạm tính, tờ khai quyết toán và báo cáo tài chính cuối năm.

—