Tác giả: Phạm Văn Minh

Nếu hệ thống khai báo hải quan bị lỗi vào thời điểm nộp báo cáo quyết toán, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt:

1. Kiểm tra lại hệ thống và lỗi cụ thể

• Xác nhận lỗi thuộc về hệ thống hải quan (VNACCS/VCIS hoặc e-Customs) hay do nội bộ doanh nghiệp.
• Kiểm tra thông báo lỗi từ hệ thống và thử lại sau một thời gian ngắn.
• Nếu có thể, thử nộp báo cáo từ một máy tính hoặc mạng internet khác để loại trừ lỗi nội bộ.

2. Liên hệ với cơ quan hải quan

• Gọi điện hoặc gửi email đến Chi cục Hải quan quản lý để thông báo về lỗi gặp phải.
• Ghi lại bằng chứng (ảnh chụp màn hình lỗi, email phản hồi từ hải quan…) để chứng minh rằng doanh nghiệp đã cố gắng nộp đúng hạn nhưng gặp sự cố kỹ thuật.

3. Sử dụng phương án thay thế tạm thời

• Nếu lỗi hệ thống kéo dài, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo quyết toán bằng văn bản giấy trực tiếp tại Chi cục Hải quan và xin xác nhận đã nộp đúng hạn.
• Một số Chi cục Hải quan có thể chấp nhận doanh nghiệp gửi báo cáo qua email tạm thời, sau đó nộp lại trên hệ thống khi hoạt động bình thường.

4. Theo dõi thông báo chính thức từ Tổng cục Hải quan

• Nếu lỗi hệ thống do phía hải quan, Tổng cục Hải quan có thể ban hành thông báo gia hạn hoặc hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý.
• Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi website Tổng cục Hải quan Việt Nam hoặc hệ thống khai báo để cập nhật tình hình.

5. Lưu lại toàn bộ chứng từ và bằng chứng về sự cố

• Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ các tài liệu chứng minh rằng mình đã cố gắng nộp báo cáo đúng hạn, bao gồm:
  • Ảnh chụp lỗi hệ thống
  • Email trao đổi với hải quan
  • Giấy xác nhận nộp báo cáo (nếu nộp bằng giấy tạm thời)

6. Nộp báo cáo ngay khi hệ thống hoạt động trở lại

• Sau khi hệ thống được khắc phục, doanh nghiệp cần ngay lập tức nộp báo cáo quyết toán trực tuyến.
• Nếu đã nộp bản giấy, cần liên hệ lại với hải quan để xác nhận việc hoàn tất trên hệ thống điện tử.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu lỗi hệ thống hải quan được xác nhận chính thức, doanh nghiệp sẽ không bị phạt chậm nộp.
• Nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp (như quên nộp, lỗi mạng nội bộ…), doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
• Hoàn thiện báo cáo quyết toán hải quan sớm để đảm bảo nộp báo cáo đúng thời hạn theo quy định

Báo cáo quyết toán hải quan là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công, nhưng nhiều doanh nghiệp gặp không ít khó khăn khi thực hiện. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ, quy định thay đổi liên tục cùng áp lực về thời gian khiến việc lập báo cáo trở thành gánh nặng. Việc chậm trễ hoặc chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hệ lụy pháp lý và thiệt hại tài chính. Vậy giải pháp nào giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ mà không mất quá nhiều nguồn lực?

Những thách thức doanh nghiệp thường gặp phải

• Khối lượng dữ liệu lớn: Việc thống kê, đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi sự chính xác cao.
• Quy định pháp lý phức tạp: Hệ thống văn bản pháp luật thay đổi liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật thường xuyên để tránh rủi ro sai sót.
• Nguồn lực hạn chế: Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân sự chuyên trách, có đủ kinh nghiệm để thực hiện báo cáo quyết toán đúng hạn và chính xác.

Giải pháp tối ưu – Sử dụng dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan

Với những thách thức kể trên, việc sử dụng dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan ngày càng trở thành lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì?

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư nguồn lực lớn để theo dõi và thực hiện báo cáo, giúp tập trung vào hoạt động chính.
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Các đơn vị cung cấp dịch vụ luôn cập nhật các thay đổi về chính sách, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro vi phạm.
• Hạn chế sai sót: Dịch vụ chuyên nghiệp với đội ngũ giàu kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập báo cáo.
• Tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu: Ngoài việc thực hiện báo cáo, các đơn vị cung cấp dịch vụ còn tư vấn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ?

• Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thống kê, đối chiếu số liệu hải quan.
• Khi muốn tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí nhân sự.
• Khi cần đảm bảo báo cáo quyết toán đúng hạn và đúng quy định.
• Khi cần tư vấn chuyên sâu để tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến hải quan.

Báo cáo quyết toán hải quan là một quy trình quan trọng và không thể bỏ qua đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất xuất khẩu, gia công. Việc sử dụng dịch vụ báo cáo quyết toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn mang lại nhiều lợi ích về thời gian, chi phí và sự chính xác. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề này, tại sao không thử sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh?

Nếu bạn cần một cộng sự, một cố vấn giàu kinh nghiệm thực chiến, với những nước đi thông minh hãy liên hệ ngay với EXIM để nhận báo giá về “Dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan của EXIM”

• Hoàn thiện quy trình lập báo cáo quyết toán mới theo đặc thù loại hình của nhà máy kèm theo bản số liệu giải trình.
• Bảo hành dữ liệu trong báo cáo quyết toán cho nhà máy.
• Ứng dụng công nghệ vào việc kiểm tra các dữ liệu báo cáo quyết toán trước khi nộp lên hải quan đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
• Đội ngũ chuyên gia của EXIM sẵn sàng đồng hành để cung cấp các giải pháp hiệu quả, đáp ứng tối đa nhu cầu của nhà máy.

Việc chưa nắm rõ hay chưa thể bắt kịp với những thay đổi trong các quy định, văn bản hay thông tư mới đã khiến không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng không biết tại sao bị phạt. Nhiều sai sót dẫn đến truy thu thuế cũng được khởi nguồn từ nhận thức sai dẫn đến hỏng cả quá trình xây dựng định mức trong báo cáo quyết toán hải quan như là:

• Báo cáo quyết toán hải quan chỉ theo số liệu thực tế và không quan tâm đến mức hao hụt
• Không theo dõi sát sao lượng phế liệu, phế phẩm vì không phải kê khai định kỳ với cơ quan hải quan
• Không phân biệt nguồn nguyên vật liệu đầu vào cận thận.
• Không quy đổi mã nguyên vật liệu/sản phẩm theo đơn vị tính phù hợp
• Không đồng bộ thông tin định kỳ giữa xuất nhập khẩu và kế toán – kho
• Không quan tâm đến lượng nguyên vật liệu xuất kho được dùng cho các mục đích khác.

Bên cạnh việc hiểu và phòng tránh những nhận định sai về báo cáo quyết toán hải quan, nhà máy cần đảm bảo số liệu thống kê từ các phòng ban bộ phận liên quan qua các câu hỏi:

• Định mức của nhà máy có cao hơn sản phẩm cùng loại không?
• Định mức có vượt qua nguyên liệu nhập khẩu không?
• Định mức có khác với giá thành không?
• Chênh lệch giữa doanh thu xuất khẩu và kim ngạch xuất khẩu là như thế nào?
• Định mức và thành phẩm có bằng lượng nguyên vật liệu xuất khẩu được kê khai không?

Trả lời được tất cả các câu hỏi trên, cũng tức là đã có được cái nhìn tổng quát và biết được vấn đề nhà máy đang gặp phải là gì? Để từ đó tiệm cận và xử lý tận gốc các rủi ro tiềm ẩn một cách chiến lược và hiệu quả hơn. Đồng thời giúp nhà máy tránh được các chính sách xử phạt vi phạm hành chính hoặc ấn định thuế.