Chuyên mục: Blogs

Understanding the challenges in checking data in customs settlement reports and ensuring accuracy after these reports are prepared, EXIM Technology and Consulting Joint Stock Company has developed the PCA software solution. This software supports factories in managing the complex task of verifying report data, featuring the following highlights:

? Pioneering Software for Settlement Report check and Post-Clearance Inspection: Compliant with Circular 39/2018/TT-BTC. 

? Built according to current actual testing methods:

• Detects anomalies and discrepancies in import-export data.
• Provides detailed checks of actual usage norms.
• Check the negative material time according to the import and export declaration

? Optimized User Experience and Functionality:

• Data import via Excel.
• Direct integration/connection with enterprise internal software.
• Data tables are structured similarly to Excel: filtering, drag and drop, copy-paste, row addition, etc.
• Visual dashboards for tracking work progress.
• Streamlined data processing.
• Minimizes manual entry errors.
• Detects major discrepancies, allowing businesses to proactively develop appropriate handling, explanations, or corrective action plans.

? Software for Tax Recovery Risk Assessment and Effective Risk Management:

• Automatically calculates raw material discrepancies between actual inventory and customs-calculated inventory.
• Estimates recoverable import duties and VAT

? Quick Deployment Process and Low Cost:

• Training for proficient use within 2 hours.
• Verification results available within 48 hours.
• Ongoing support throughout the usage period.

WE PROVIDE REPUTABLE SERVICES

Import-export data plays a key role in the operations of every business, especially in the context of globalization and the complexity of international trade regulations. Controlling this data not only helps businesses optimize business efficiency but also ensures compliance with strict legal regulations. 

So why is controlling import and export data so important? Below are the essential reasons that businesses, especially FDI enterprises, need to pay attention to this process.

Compliance with legal regulations: FDI enterprises must comply with both the host country’s regulations and relevant international treaties. Controlling import and export data helps ensure businesses comply with customs regulations, taxes and other financial obligations, avoiding fines or serious legal problems.

Ensuring transparency and accuracy in reporting: FDI enterprises often have to report transparent financial and settlement reports to both domestic management agencies and foreign investors. Errors in import and export data can affect a business’s reputation and lead to serious financial and legal consequences.

Managing and protecting investment capital: Controlling import and export data helps FDI enterprises effectively manage capital and goods flows, ensuring that investment capital is used properly and not wasted. This is especially important when businesses are responsible to foreign investors.

Optimizing the supply chain: For FDI enterprises, importing and exporting raw materials and products is an important part of business activities. Tight data control helps them better monitor and manage the supply chain, optimize production processes and reduce operating costs.

Take advantage of tax incentives and policies: FDI enterprises often enjoy many tax incentives and investment support policies from the government. Good data management helps businesses easily meet the requirements to continue enjoying these incentives, while avoiding the risk of tax arrears due to reporting errors.

Preventing financial and legal risks: Any errors in import-export data can lead to businesses being fined or having to pay additional unnecessary taxes and fees. For FDI enterprises, these risks can reduce profits and affect long-term business plans.

Compliance with international standards and requirements: FDI enterprises face strict requirements from international standards on auditing and financial reporting. Controlling import and export data helps ensure accuracy and consistency in compliance with these standards, avoiding risks related to international inspections or audits.

Các cá nhân, tổ chức cần nộp đầy đủ báo cáo quyết toán Hải Quan muộn nhất là sau 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính. Cá nhân, tổ chức có thời hạn 60 ngày để điều chỉnh, bổ sung báo cáo quyết toán.

Những vấn đề về báo cáo quyết toán Hải Quan đã được quy định rõ ràng, cụ thể tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư số 38/2015/TT-BTC như sau:

?Thời hạn nộp

Các cá nhân, tổ chức cần nộp đầy đủ báo cáo quyết toán Hải Quan muộn nhất là sau 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính

Hoặc trước khi bắt đầu thực hiện việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể và chuyển nơi làm thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu cho bên Chi cục Hải Quan.

?Sửa đổi và bổ sung

Trong thời hạn là 60 ngày, tính từ ngày nộp báo cáo quyết toán, nhưng phải trước thời điểm khi Hải Quan ban hành Quyết định tiến hành kiểm tra báo cáo quyết toán hoặc kiểm tra sau thông quan, nếu thanh tra, tổ chức và cá nhân phát hiện ra sai sót trong việc lập báo cáo quyết toán thì được quyền sửa đổi và bổ sung báo cáo và tiếp tục nộp lại cho Hải Quan.

Hết thời hạn 60 ngày, tính từ ngày doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán hoặc sau khi Hải Quan quyết định tiến hành kiểm tra báo cáo quyết toán và kiểm tra sau thông quan, nếu thanh tra, tổ chức, cá nhân mới phát hiện ra sai sót trong việc lập báo cáo thì vẫn thực hiện việc sửa đổi, bổ sung báo cáo với Hải Quan. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định Pháp luật về thuế phí và vi phạm hành chính.

?Địa điểm nộp

Các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất sẽ tiến hành nộp báo cáo quyết toán tại Chi cục Hải Quan, nơi làm thủ tục xuất nhập khẩu hoặc Chi cục Hải Quan quản lý các doanh nghiệp chế xuất.

?Mức xử phạt nộp chậm

Trong trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán Hải Quan chậm so với quy định đưa ra thì sẽ bị phạt hành chính, từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ. Nếu bên nộp báo cáo là cá nhân thì mức phạt sẽ giảm bằng ½ so với mức phạt tiền đối với tổ chức, doanh nghiệp.

————————————————-

Dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan của EXIM sẽ luôn là đơn vị uy tín, tin cậy và đồng hành cùng nhà máy trong quá trình thực hiện lập báo cáo quyết toán năm, soát xét số liệu hàng kỳ, kiểm tra sau thông quan,…Với đội ngũ cố vấn, chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ giúp nhà máy đảm bảo sự chính xác, uy tín ngay từ những bước đầu tiên.

☑  Khảo sát và tư vấn nhằm hoàn thiện phương pháp lập báo cáo quyết toán năm cho doanh nghiệp

☑  Soát xét số liệu lập báo cáo quyết toán năm theo số liệu doanh nghiệp cung cấp

☑  Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lại báo cáo quyết toán trên phần mềm PCA.

☑  Tư vấn quản trị lượng hóa các rủi ro nhận ra từ kết quả của báo cáo quyết toán năm và tư vấn phương án xử lý

Dữ liệu xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phức tạp của các quy định thương mại quốc tế. Kiểm soát số liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt.

Vậy tại sao việc kiểm soát số liệu xuất nhập khẩu lại quan trọng đến vậy?

Dưới đây là những lý do thiết yếu mà các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp FDI, cần chú trọng đến quá trình này.

1. Tuân thủ quy định pháp lý: Các doanh nghiệp FDI phải tuân thủ cả quy định của nước sở tại và các điều ước quốc tế liên quan. Việc kiểm soát số liệu xuất nhập khẩu giúp đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định hải quan, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác, tránh bị phạt hoặc gặp vấn đề pháp lý nghiêm trọng.

2. Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo: Doanh nghiệp FDI thường phải báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán minh bạch với cả cơ quan quản lý trong nước lẫn các nhà đầu tư nước ngoài. Sai sót trong số liệu xuất nhập khẩu có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về tài chính và pháp lý.

3. Quản lý và bảo vệ nguồn vốn đầu tư: Việc kiểm soát số liệu xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp FDI quản lý hiệu quả dòng vốn và hàng hóa, đảm bảo rằng nguồn vốn đầu tư được sử dụng đúng cách và không bị lãng phí. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước các nhà đầu tư nước ngoài.

4. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Đối với doanh nghiệp FDI, việc xuất nhập khẩu nguyên liệu và sản phẩm là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Kiểm soát số liệu chặt chẽ giúp họ theo dõi và quản lý tốt hơn chuỗi cung ứng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm chi phí vận hành.

5. Tận dụng các ưu đãi về thuế và chính sách: Các doanh nghiệp FDI thường được hưởng nhiều ưu đãi về thuế và các chính sách hỗ trợ đầu tư từ chính phủ. Việc quản lý số liệu tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các yêu cầu để tiếp tục hưởng các ưu đãi này, đồng thời tránh rủi ro bị truy thu thuế do sai sót trong báo cáo.

6. Phòng ngừa rủi ro tài chính và pháp lý: Bất kỳ sai sót nào trong số liệu xuất nhập khẩu đều có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị phạt hoặc phải nộp thêm các khoản thuế, phí không cần thiết. Đối với doanh nghiệp FDI, những rủi ro này có thể làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh dài hạn.

7. Tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu quốc tế: Doanh nghiệp FDI phải đối mặt với các yêu cầu nghiêm ngặt từ các tiêu chuẩn quốc tế về kiểm toán và báo cáo tài chính. Kiểm soát số liệu xuất nhập khẩu giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn này, tránh những rủi ro liên quan đến thanh tra hoặc kiểm toán quốc tế.

Hiểu được sự khó khăn khi phải kiểm tra số liệu báo cáo quyết toán, kiểm tra tính chính xác của báo cáo quyết toán sau khi đã lập. 

Vì vậy, Công ty Cổ phần Công nghệ và Tư vấn EXIM đã phát triển giải pháp phần mềm PCA nhằm hỗ trợ nhà máy thực hiện khâu kiểm tra số liệu đau đầu này, với những tính năng nổi bật như:

?Phần mềm tiên phong công tác kiểm tra BCQT, kiểm tra sau thông quan theo thông tư 39/2018/TT-BTC 

?Xây dựng theo phương pháp kiểm tra thực tế hiện hành

– Kiểm tra bất thường và chênh lệch trên số liệu nhập – xuất

– Kiểm tra chi tiết định mức thực tế

– Phần mềm kiểm tra âm thời điểm số liệu theo tờ khai

?Tối ưu tác vụ sử dụng và trải nghiệm người dùng

– Nhận số liệu thông qua Import Excel

– Tích hợp/kết nối trc tiếp với phần mềm nội bộ doanh nghiệp

– Các bảng dữ liệu được bố trí trên phần mềm với cấu trúc tương đồng Excel: Lọc dữ liệu, kéo thả, Copy-paste, thêm dòng,…

– Thể hiện Dashboard biểu đồ trực quan và theo dõi được tiến trình công việc đang thực hiện

– Tối ưu hóa thời gian xử lý dữ liệu 

– Hạn chế tối đa sai sót từ nhập liệu thủ công

– Phát hiện đúng các chênh lệch, sai sót trọng yếu để doanh nghiệp chủ động xây dựng phương án xử lý, giải trình phù hợp hoặc chuẩn bị kế hoạch cho các sai sót không có khả năng sửa chữa.

?Phần mềm giúp tính rủi ro truy thu thuế và hỗ trợ quản lý rủi ro hiệu quả

– Tự động tính lượng chênh lệch NPL giữa Tồn kho thực tế kiểm kê và Tồn kho theo phương pháp tính của hải quan

– Tính toán lượng thuế nhập khẩu, thuế VAT truy thu tạm tính

– Hỗ trợ tính toán điều chỉnh ĐMTT

?Quy trình triển khai nhanh chóng, chi phí tiếp cận thấp

– Thời gian đào tạo sử dụng thành thạo trong vòng 2h

– Có kết quả kiểm tra trong vòng 48h

– Hỗ trợ liên tục trong quá trình sử dụng

?Nhân dịp Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Công ty cổ phần Công nghệ và Tư vấn EXIM xin gửi lời chúc nồng nhiệt nhất đến toàn thể chị em phụ nữ nói chung và chị em EXIM nói riêng.

?Cảm ơn những đóng góp to lớn và nỗ lực không ngừng nghỉ của các bạn trong suốt thời gian qua. EXIM luôn tự hào về các bạn – những người phụ nữ tài năng, đầy nhiệt huyết và luôn cống hiến hết mình vì sự phát triển chung của công ty.

?Chúc các chị em luôn khỏe mạnh, tràn đầy năng lượng, thành công và hạnh phúc trong công việc cũng như cuộc sống. Hy vọng rằng các bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng công ty trên con đường chính để đạt được những thành công mới!

?EXIM xin gửi lời tri ân chân thành và trân trọng nhất!

Thông thường nhà máy nếu có đủ khả năng, sẽ ưu tiên tự làm báo cáo quyết toán hải quan thay vì thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan. Điều này sẽ giúp nhà máy tiết kiệm một khoản chi phí phát sinh.

Tuy nhiên, nếu nhà máy không có nhân viên làm chuyên về mảng báo cáo quyết toán thì nên thuê dịch vụ. Bởi vì: 

Việc thực hiện báo cáo quyết toán sao cho vừa đúng – đủ – chính xác theo yêu cầu pháp luật, vừa đảm bảo tính phù hợp giữa thực tế và sổ sách là vấn để nan giải với các doanh nghiệp. Và khi cơ quan hải quan kiểm tra thấy có sự chênh lệch số liệu trong báo cáo quyết toán, hay có một lỗi sai nhỏ nào đó mà nhà máy không giải trình được thì cũng khiến cho nhà máy bị truy thu thuế và làm mất uy tín của nhà máy với cơ quan hải quan. Một số lỗi sai có thể kể đến như là: 

MỘT SỐ LỖI SAI KHI LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Thứ nhất là mã hàng và định mức

• Tỷ lệ hao hụt bất thường dẫn đến định mức thực tế không chính xác
• Sự khác biệt giữa ghi nhận mã nguyên vật liệu/thành phẩm trên sổ sách kế toán và hồ sơ hải quan
• Quá nhiều định mức không biết mã nào đi với định mức nào, không kiểm soát được số liệu dẫn đến tình trạng nhập hàng bao nhiêu, sử dụng, tồn bao nhiêu cũng không rõ

Thứ hai, nhà máy thiếu kinh nghiệm trong việc lập, giải trình báo cáo quyết toán

• Với số lượng thủ tục, giấy tờ lớn, lại quản lý riêng lẻ giữa các bộ phận khiến cho nhà máy gặp vô vàn khó khăn khi phải làm báo cáo quyết toán, nhất là khi kỳ báo cáo quyết toán hải quan đang đến gần
• Chưa hiểu đúng các hướng dẫn, định nghĩa về chỉ tiêu thông tin cần điền trên báo cáo quyết toán dẫn đến khai báo thông tin không chính xác
• Không giải trình được các chênh lệch trong việc sử dụng thực tế nguyên vật liệu nhập khẩu/thành phẩm xuất khẩu giữa sổ sách kế toán, hồ sơ hải quan và báo cáo quyết toán
• Nhà máy chưa cập nhật những thủ tục hải quan cũ và mới

Thứ  ba, rủi ro về hệ thống, nhân sự khi chưa có sự đồng bộ giữa bộ phận kho – kế toán – xuất nhập khẩu.

• Hệ thống kế toán ở nhiều nhà máy chưa thiết lập tương thích với yêu cầu kết xuất số liệu để lập báo cáo quyết toán. Đặc biệt trong nhà máy nhận gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài vẫn tồn tại một số nhà máy chưa quản lý nhập xuất tồn nguyên phụ liệu, thành phẩm gia công trên hệ thống phần mềm

Thứ tư, không nắm rõ quy định nộp, không nộp, chậm nộp báo cáo quyết toán.

Điều này có thể khiến nhà máy, nhẹ thì sẽ bị xử phạt hành chính, nặng thì b cơ quan hải quan cưỡng chế dừng làm thủ tục hải quan.

LỜI KHUYÊN DÀNH CHO NHÀ MÁY KHI LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Một lời khuyên dành cho nhà máy chế xuất, gia công, sản xuất xuất khẩu khi thực hiện báo cáo quyết toán là phải có một hệ thống kiểm soát chặt và đồng bộ số liệu báo cáo quyết toán giữa các phòng ban kế toán, kho, xuất nhập khẩu ngay từ đầu để đảm bảo báo cáo quyết toán được lập một cách nhanh và chính xác nhất

Dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan của EXIM sẽ luôn là đơn vị uy tín, tin cậy và đồng hành cùng nhà máy trong quá trình thực hiện lập báo cáo quyết toán năm, soát xét số liệu hàng kỳ, kiểm tra sau thông quan,…Với đội ngũ cố vấn, chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ giúp nhà máy đảm bảo sự chính xác, uy tín ngay từ những bước đầu tiên.